「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ…」と、バタバタな毎日。気づけば時間があっという間に過ぎてしまい、結局やりたいことができない…なんてことがありますよね。
そんな時に参考になるのが、タイムコーディネーター吉武麻子さんの時間術や手帳術のアイデア。やるべきことをスッキリと整えることで、仕事やプライベートもより効率的にこなせるようになりますよ。
今日は、もう時間に追われないようになれる！やるべきことがサクサク進む「タスク管理術」を3つをご紹介します♪
【1】「今日の終わりの時間」を決めて時間を管理
時間に制限がないと、ついダラダラと過ごしてしまいませんか。まず意識したいのが「今日のお尻（＝終わりの時間）を決めること」。
終わりの時間が決まることで得られるメリットは2つ。
- 【1】その時間に終えるための時間配分を考えるようになること（仕事の効率アップ）
- 【2】急に発生したタスクや頼まれ仕事も、今日やれるのか、明日以降に回した方がいいのかを判断できること（時間が判断軸に！）
手帳はバーチカルタイプのフォーマットがおすすめ。さらに、仕事の開始時間と終了時間を上のようにマーカーで縦ラインを引くことで、全体を可視化することができます。
時間に余裕があるときほど、つい気がゆるんで「気づいたらこんな時間！」と、焦ることもありますよね。まずは終わりの時間を意識することで、時間を効率的に使えるように工夫してみましょう。
（参考：毎日の習慣に！「1日のスケジュール」で大切にしたい3つのポイント）
【2】「時間の引き算」でやることを厳選する
時間がない理由は、シンプルに時間よりやることが多いから。時間があると、ついあれもこれも…となってしまいがちですが、やることを見直すことも大切です。
吉武さんが実践するのは、今あるもの（やることリスト、人とのお付き合い、使っている時間など）を減らしていく、3つの「時間の引き算」。
- 【1】捨てる
文字通り、やること自体を辞めること。捨てるというと罪悪感がありますが「もっと大事なことに集中する」ために選ぶというイメージで選びましょう。 - 【2】任せる
家族や同僚や友人に、お願いできることは任せましょう。1人でやっていたことを一緒にやってもらうのもおすすめ。任せることが、相手の成長や気づきにつながることも。 - 【3】緩める
毎日やると決めていたものを週3日に減らしてみる、それだけで随分気分が楽になりますよね。1か0かで考えがちですが、意外と盲点なのが緩めること。
今自分が何に時間を使っているのかを振り返り、優先度の低いものから手放していきましょう。見直してみると、意外と無駄な時間が見つかります。
（参考：ワクワクする毎日を過ごそう！やることを手放す「時間の引き算」3つの方法）
【3】「1週間単位」でスケジュールを立てる
やることリストを、毎日上から順番に消してるのに時間に追われてしまうという方も多いのでは。そんな時は、「今週やること」という少し長いスパンで計画を立ててみましょう。
やり方は4ステップ。
- 【1】今月やることを大まかに出す
抱えているプロジェクト、行事、ルーティンなどを俯瞰してざっと把握してみましょう。
- 【2】その中で「今週やること」を決める
今月やることを4週に割り振ると、今週やることが見えてきますね。ここで多すぎたら前後で調整、もしくは他の人に頼むなど代替案を考えます。
- 【3】「今週やること」の中でも絶対外せないものを3つ選ぶ
- 【4】選んだ3つの「やること」を中心に、今週の計画を立てる
3つ選ぶのは少し物足りないような気がしますが、実際には週に大テーマ3つくらいがちょうど良いのだとか。
無理な計画を立ててできなかったと凹むよりも、適量のタスクをこなして達成感を得る方がやりがいがありますよね。少し長めのスパンで管理することで、心にもゆとりが生まれまそうですね。
（参考：やることリストより断然おすすめ！「1週間スケジュール」活用法）
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時間に追われる日々を助ける「タスク管理」アイデアをご紹介しました。
ちょっとした気づきや振り返りで、限られた時間がより効率的になり、やるべきことが無理なくこなせるようになりますよ。ぜひ参考にしてみてくださいね♪
