【更新：2022年9月6日】
仕事や家事に追われて忙しく過ごしていると、机やテーブルの上にいつの間にか溜まっていくのが、ダイレクトメールや学校のおたより、領収書などの「書類」。
とりあえず…と引き出しにしまうと、あとで探すのが大変！ということもありますよね。
そこで今回は、家庭での書類整理のコツやおすすめのグッズをご紹介します。朝から気持ちよく迎えられるように、工夫して書類整理を進めていきましょう！
【目次】
– 仕分け＆定位置保管で書類のありかを明確に！
– 書類をカメラで撮影してデータで保存
– 僅かな時間を有効活用！“塵も積もれば山となる”
– 書類整理をラクにするアイデア
– 【文房具・ファイル編】家庭用の書類整理におすすめのツールをご紹介！
– 【デジタル編】家庭用の書類整理のデータ化におすすめのツールをご紹介！
仕分け＆定位置保管で書類のありかを明確に！
あとで片づけようと思っている書類が机の上などに積まれていたら、3つのルールでさっと片づけてしまいましょう。
手にした時点で「いる・いらない」を見極める
書類と言ってもダイレクトメールやお知らせのように、とっておく必要のないものも多くあります。目にした時点でいる・いらないの判別するクセをつけて、不要な書類は即処分するようにしましょう。
「未処理・処理済」をケースごとに分けて入れる
支払い票や提出期限のある書類は、必要なときにスグ出せないと困るもの。これから手続きをする書類は、透明ケースに入れておくと分かりやすくて便利です。手続き後は処理済用のケースに入れて、定期的に中身を見直しましょう。
「保管するモノ」は一目見てわかるようにラベリングを！
一定期間保管が必要だったり個人的にとっておきたいものは、保管用ボックスに入れて保存を。その際、ラベリングをしたり種類別にホルダーに分けて入れ、必要なときにさっと取り出せるよう定位置にしまいましょう。
（参考：欲しい時すぐに見つかる！「書類」整理術3つのポイント by：整理収納アドバイザー ゆりんごさん）
「緊急のモノ」は日常的に見えやすい場所に保管を！
支払いや提出に期限がある書類・割引券など、早めの対処が必要な「緊急のモノ」は、普段から目につく場所で保管するとよいでしょう。視界に入りやすくすることで、書類の存在を忘れて「うっかり期限を過ぎてしまった！」という事態を防げます。
また、思い出したときにさっと取り出せることも重要。例えば、冷蔵庫の壁面やテーブルの上など、家庭で毎日使うスペースで見えやすい状態で保管しましょう。
書類を時系列に整理しておくことを意識すれば、さらに期限を把握しやすくなりますよ。
書類をカメラで撮影してデータで保存
なんとなく処分できずにとっておいた書類はもちろん、手紙や思い出の写真を整理するのはひと苦労ですよね。
そこでおすすめなのが、スマホなどで写真に撮ってパソコンなどのデータで保存する方法。スキャンしてPDF形式で保存するのも便利です。
かさばる書類や写真をデータ化することで、場所をとらず見たい情報をさっと取り出せるのがメリット！
家電などの取扱説明書はホームページから閲覧できたり、PDFファイルをダウンロードできることもあるため、デジタルで見れることが確認できたら、思い切って処分することも考えてみてはいかがでしょうか。
（参考：片づける前に知っておきたい！整理整頓のコツ3つ ）
紙の保管とデジタルの保管でルールを決めておく
情報をデータ化すれば収納スペースがすっきり整理できるとはいえ、紙での保管が適切な書類もありますよね。紙で保管するものとデータで保管するものの「ルール」を決めておくと、どちらで保管するかをスムーズに判断できます。
例えば、以下のような書類は紙で保管するほうが良さそう。定位置を決めて保管しておくとよいでしょう。
- 免許証や証券、提出物など、紙自体が必要な書類
- 使用頻度が高いもの
- 書き込みたいもの
- 家族の誰もが見返すもの
一方、以下のような書類は、積極的にデータ化することをおすすめします。
- 年間スケジュールや行事の詳細など、家族間で共有したいもの
- 外出先で確認したいもの
- 読み返すかどうかがあいまいなもの
紙のデジタル化が面倒なら思い切って外注する
大量の書類があってデジタル化による整理が面倒なときは、思い切って専門業者に外注してもよいでしょう。
専門業者なら、書類のサイズを問わず、短時間でデータ化できますし、万全な監視体制のもと、プライバシーに配慮した上で書類を預かってくれます。
費用の相場は、A3サイズ以下で1ページにつき10円～。費用は、以下の要素で変動します。
- スキャンする枚数：枚数が多くなるにつれて、単価が下がる
- スキャンの形式：カラーのほうがモノクロよりも高くなる
「書類 電子化」などのキーワードで検索して、各社のサービスを比較してみてください。
わずかな時間を有効活用！“塵も積もれば山となる”
まとまった時間がなくても、ちょっとした書類の整理なら隙間で片づくことも！ちりも積もれば山となるという気持ちで、朝の5分を有効に使いましょう。
財布の中を整理
レシートやポイントカードなどで、財布の中がごちゃついていませんか。朝出かける前にお財布の中をチェックして、必要ないモノを出してすっきりさせましょう！
紙類の仕分け＆処分
ダイレクトメールや明細書など、書類をぱっと見て「要・不要」に分けましょう。朝は頭の中がすっきりして判断力が鋭いため効率的に作業が進みますよ！そして要らない書類は即処分。必要な書類はまとめておき、週に一度くらいの割合で整理タイムを設けてみてはいかがでしょうか。
（参考：朝5分で全部できる！ちょっと早起きした日の「プチお片づけ」5つ by：整理収納アドバイザー ゆりんごさん）
書類整理をラクにするアイデア
ここでは、家庭にある書類の整理を楽にするアイデアをご紹介します。
書類の整理をより簡単にするためには
- 紙のファイリング作業自体を省くこと
- アプリと連携させてスケジュール管理をすること
の2点を意識しましょう。
できるだけ書類を家の中に持ち込まない
（ゆりんごさんがおすすめするゴミ箱置き場のひとつが「玄関」）
そもそも、書類を家の中に持ち込まなければ整理の手間が省けます。玄関先で書類をチェックしたら、その場で必要なものと不要なものに仕分けましょう。
簡易なごみ箱やはさみを設置して、家庭で不要な書類をその場で処分すれば、部屋までごみを持ち込むことがありません。
不要かどうかに迷ったときは、念のため写真を撮っておくと思い出したときに後で見返せますよ。
（参考：変えるだけで片づきやすくなる!?理想的な「ゴミ箱」の使い方 by：整理収納アドバイザー ゆりんごさん）
書類の期限をカレンダーアプリで管理する
「少し先」の予定に関する書類は、スマートフォンのカレンダーアプリを活用すると管理しやすくなります。
例えば、3週間先にある学校行事のおたよりや、1ヶ月先にある町内行事の連絡など。忘れてはいけない大切な予定は、書類の写真を撮ってカレンダーアプリに貼り付けましょう。
そうすることで、いざというときに書類を慌てて探すような事態を避けられます。
また、アプリで管理したときに、家庭にある書類自体を処分してしまえば、「予定が終わったのに紙だけが残っている」ということが防げます。
【文房具・ファイル編】家庭用の書類整理におすすめのツールをご紹介！
家庭で書類を溜め込まないためのポイントは、「こまめに整理すること」です。ここでは、こまめに整理したくなるおすすめのツールをご紹介します。
また、ツールは以下を考慮して選ぶとよいでしょう。
- 収納したときの見やすさ
- 不要になったときの捨てやすさ
- 提出する、長期間保管するなど、次のアクションのとりやすさ
それぞれのツールのメリットとデメリットをあわせてご説明します。
【1】2穴式・ポケット式ファイル｜時系列の保存に最適
コクヨ ファイル リングファイル スリム 2穴 A4 180枚収容（amazon.co.jp）
2穴式やポケット式ファイルは、順番が固定されるため時系列で整理するときに向いています。長期の保存を目的としている書類はこれらのタイプがおすすめです。
ただし、2穴式の場合、家庭にあるすべての書類に穴を開ける必要があるため、その分手間がかかります。また、穴を開ける部分の情報が消えてしまう可能性もあります。
加えて、どちらのタイプでも出し入れが簡単ではないため、以下の点に注意しましょう。
- 捨てづらい
- 頻繁に取り出して使用できない
【2】個別クリアファイル｜処分が容易
プラス クリアファイル クリアホルダー E A4 100枚（amazon.co.jp）
個別クリアファイルは、書類をはさむだけで収納できます。「とじる」作業がないため、前述の2穴式・ポケット式ファイルと比べて、整理に手間がかかりません。
また、家庭にある書類を処分したい際は簡単に抜き取れるため、保存期間を決めた書類の整理に向いています。
中身を定期的に入れ替えれば、書類の溜め込みを防げるでしょう。
デメリットとしては、厚みがなく少量しか挟めない点、他のファイルやノート類に紛れ込むと見つけづらい点が挙げられます。
【3】ファイルボックス｜インデックスやボックス別に管理
ファイルボックスがあると、書類を立てて保管できます。個別クリアファイルとあわせて使うことで、さらに整理がしやすくなります。
書類の種類、または「支払い」「提出」など、目的別にボックスを分けて整理する方法がおすすめです。
さらに、ボックスごと、ファイルごとにインデックスを準備すれば、必要なときすぐに書類を見つけられます。
ただし家庭にある書類によっては、クリアファイルとサイズが合わないこともあります。クリアファイルとファイルボックスの大きさを事前に測り、組み合わせを確認しておくとよいでしょう。
【4】壁掛けファイル｜すぐに取り出しが可能
Esselte エセルテ ソーテッド6段 見出しラベル付 壁掛けファイル（amazon.co.jp）
壁掛けファイルは、机の上や引き出しにスペースを確保できないときに壁を利用して収納できる、家庭で便利なツールです。
壁に掛けて、ウォールポケットのように使えるのはもちろん、折りたためば書類ケースとして持ち運べることも嬉しいポイント。
壁に掛けるときは、低い位置に設置すると小さなお子さまでも自分で書類を整理できますよ。
ポケットごとにインデックスをつけて書類を入れるときに仕分ければ、必要なときにすぐに取り出せます。
ただし、壁面に固定するときに、ピンやシールの準備が必要です。
【5】大容量のボックス｜取り出しはないが、保存が必要な書類に便利
書類を入れたファイルがたくさんあるときは、大容量のボックスが便利です。ボックスを使えば、奥行きを活かした収納が可能です。
ただし、簡単に取り出せないため、使用頻度の高いものには向きません。家庭で長期的に保存しておきたいものや、契約書のような「使用頻度は少ないが重要な書類」を整理するときに使いましょう。
また、何が入っているのかを外側から確認できるようにインデックスをつけておくと、探す手間を省けます。
【6】無印良品の書類整理術を紹介！
無印良品の商品で、シンプルな書類管理におすすめのツールは、以下の2つです。
- 発泡ポリプロピレン個別フォルダ：はさむだけのシンプル収納
- ポリプロピレンファイルボックス：個別フォルダやクリアファイルを立てて、分類別に収納。スタンダードとワイドの2タイプがあり、用途に合わせて使い分け可能
大きく開いて使い勝手が抜群な個別フォルダは、同じく無印良品の横型ファイルボックスにぴったりと収まります。この2つを組み合わせることで、散らかりがちな書類を簡単にスッキリと整理できます。
シンプルなデザインで、家庭の生活空間に馴染みやすい点もうれしいですね。
無印良品 ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・ワイド・A4用 ホワイトグレー（amazon.co.jp）
さらに、個別フォルダのタグ部分にラベリングをすれば、どこに何が収まっているかが一目で分かります。
【7】100円ショップの書類整理術を紹介！
100円ショップで手に入る家庭の書類管理におすすめのツールは、クリアファイルだけでなく、さまざまなファイルがあります。
- セクションファイル：中に仕分けポケットがついている
- クリアファイル B6サイズ：小さいサイズの書類に対応
- ジッパーケース：ジッパー付きで中身が飛び出さない
ジッパー式ファイル袋（amazon.co.jp）
書類には大小さまざまなサイズがあります。
上記のようなツールを用いれば、小さいサイズの書類をまとめて保管できます。
例えば、セクションファイルであれば、乱雑な書類を仕切りごとに分類できますよ。
【デジタル編】家庭用の書類整理のデータ化におすすめのツールをご紹介！
家庭で書類をデータ化したいときは、文書管理システムのツールを使うと便利です。
おすすめのツールは以下です。
- Stock：シンプルな操作が特長
- Evernote：家庭用なら無料で十分
- GoogleDrive：慣れたGoogleアカウントで管理
- OneDrive：Office利用者にはおすすめ
- Adobe Creative Cloud：PDF化した書類の編集に最適
ここでは、それぞれのメリットやデメリット、また、費用についても詳しくご紹介します。
【1】Stock｜シンプルな操作が特長
Stockは操作がシンプルで、誰でもすぐに始められる点が特長です。具体的な内容は以下です。
- 「ノート」機能はテキストに加えて、画像やファイルの情報を簡単に残せます。
- 「タスク」や「メッセージ」の機能は、ノートに記載された案件ごとにやり取りができます。
- ノート単位でタスクごとに整理できるためチャットのように情報が流れず、過去の情報にもすぐに遡れます。
有料プランもありますが、家庭用なら無料で利用できる「フリープラン」がおすすめです。
【2】Evernote｜家庭用なら無料で十分
Evernoteは、クラウドに情報を収集するノートアプリです。テキストはもちろん、画像や音声の情報を1つにまとめて整理できます。
また、Webクリッパーの機能を使えば、ワンクリックでオンライン上のテキストやリンク、画像をノートに保存できます。
家庭用の書類を管理する程度の容量であれば、無料の範囲内で利用できるでしょう。
ただし、Web上への公開設定が簡単にできてしまうため、情報漏洩に十分配慮しながら利用することをおすすめします。
【3】Google ドライブ｜慣れたGoogleアカウントで管理
Googleは検索機能だけでなく、メールやカレンダーのアプリなど、アカウントがあれば無料で利用できるサービスを提供しています。
それらの1つであるGoogle ドライブは、クラウドで情報を整理するアプリです。
1つのアカウントで他の端末や他のGoogleアプリからアクセスできるため、書類の情報を共有しやすい点が特長です。職場で使っている方も多いかもしれませんね。
また、パソコンのデータをクラウドにアップすることで、パソコンのデータ容量を節約できます。
【4】OneDrive｜Office利用者にはおすすめ
OneDriveは、Microsoftのアカウントを取得していれば無料で利用できます。
クラウド上で情報を整理でき、複数の端末で情報を共有できます。家庭で重要な書類の情報や容量の大きな情報のバックアップとして活用してもよいでしょう。
ただし、それぞれのファイルやフォルダは一つひとつ開いてみなければ情報を確認できません。
そのため、ファイルやフォルダの数が増えすぎると整理しづらくなる可能性があります。
【5】Adobe Creative Cloud｜PDF化した書類の編集に最適
Adobe Creative Cloudは、Adobeの提供しているクラウドストレージのサービスです。
Adobe Creative Cloudには、デジタル化した書類を保管できるだけでなくさまざまな機能があります。
優れている点として、PDF化した家庭にある書類を分割・結合できることが挙げられます。もとのPDFをいくつかに分けて整理し直すときや、複数あるファイルを1つにまとめたいときに便利です。
また、PDFにおけるページの削除や追加、順番の差し替えが簡単にできます。
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