おはようございます。好印象マナー講師の林慶子です。
マナーや心の在り方を知って好印象な自分になる！すぐに実践できるコラムを、毎週火曜日にお届けしています。
今週のテーマ：ストレスなし！好印象につながる「日程調整」のコツ
打ち合わせや訪問、お友達との約束など、お相手と日程調整をする機会は多いですよね。
今回は、プチストレスなく、スムーズに日程が決められる日程調整のコツとマナーを一緒に確認しましょう。
【1】「月」「日」「曜日」「開始時間」「場所」を必ず伝える
例えば「1日の13時から…」と表現すると、今月なのか来月なのか、誤解が生じる恐れがあります。
「きっと、わかってもらえるだろう」とは思わずに、何月か、何曜日かなども省略することなく伝えましょう。口頭でも、メールなどでも同様です。
また、場所もセットで伝えると丁寧です。
【2】候補日時は3つ以上
取引先との打合せ、友達とのランチなど、候補日や希望日をピンポイントで提案すると、その日時が難しい場合、何度もやり取りをすることになります。
また、「いつでもいい」という伝え方は、優しいようで、実はお相手を悩ませてしまう可能性も。
候補日時は、まずはこちらから、しかも、できれば3つ以上提案しましょう。
お相手に候補日を提案してもらう場合は…
「平日〇時～〇時の間で、1時間程度のお時間をいただける日程を、3つほどご提案いただけると幸いです。」
などと伝えましょう。
【3】所要時間を知らせる
開始時間だけでなく、その用事にどれくらいの時間がかかりそうか、その目安を先にお知らせしておくと、お相手もその日の予定が立てやすくなります。
友達とのランチやショッピング等の場合は、所要時間を知らせる必要はないかもしれません。ただ、例えばショッピングの約束をしていて、その後夕飯も一緒にしたい場合などは「時間があれば夕飯もぜひ一緒に」などと伝えておくと、相手も予定が確認しやすくなりますね。
【4】メールなどでは日時を箇条書きにする
メールなどで日程調整をする場合は、文章で続けて書くと、大事なことを見落としがちです。
以下のように改行や箇条書きを上手に使うと、わかりやすく強調できますよ。
（例文）
可能でしたら貴社に伺い、商品の説明で、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、下記日程の内でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
【所要時間：1時間程度】
・〇月〇日（〇）10時～12時
・△月△日（△）13時～18時
・▢月▢日（▢）10時～18時
上記の日程でご都合が悪いようでしたら、ご希望の日時を3つほどご提案いただけると幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
ビジネスでもプライベートでも、日程調整のポイントは
- 日時
- 場所
- 目的
- 所要時間
を具体的にわかりやすく記載する、です！
お相手と楽しい時間を過ごすための第一歩！お互いがストレスにならない日程調整を意識してみてくださいね。
それでは、また次回！Have a ごきげん day!
☆このコラムは【毎週火曜日】更新です。次回もお楽しみに！
