おはようございます。好印象マナー講師の林慶子です。
ひとつのテーマを1週間意識して過ごすことで、マナーや心遣いが自然と身に付く！そんな連載コラムを毎週火曜日にお届けしています。
今週のテーマ「急なキャンセルの伝え方」
台風、大雪、体調不良…。楽しみにしていた約束に、やむを得ない事情で行けなくなることはありますよね。今回は、どのような伝え方をしたら印象がよいのかを、一緒に考えましょう。
【1】申し訳ない気持ちを伝わるように伝える
「仕方がない」場合もありますが、お相手との約束は、お相手の時間をいただいているのと同じ。その予定を変更させてもらう、という意識で、申し訳ない気持ちが「伝わるように」伝えましょう。特に電話では表情が見えないため、オーバー気味に伝えましょう。
- 急な連絡で本当に申し訳ありません。
- せっかくの機会だったのに、本当にごめんなさい。
- せっかく予定を空けてもらっていたのに、本当に申し訳ないです
【2】「行けなくなりました」だけで終わらない
キャンセルだけを伝えるのではなく、次につなげる一言まで添えましょう。
- 日にちを変えてもらってもいいかな？
- 改めて会えるのを楽しみにしています。
- 落ち着いたら、改めて日程を相談させてもらってもいいかな？
【3】キャンセル料を考慮する
予約をしている場合は、必ずキャンセル料を確認しましょう。たとえキャンセル料が必要なくても、支払う意思を伝えることで、お相手は安心しますね。
急なキャンセルの場合、行かないとしても、すでに料理を準備していたり、他のお客様の予約を断っていたりすることもあります。そのため、規定によっては全額支払うのもやむを得ない、と考えましょう。
- 行けなくなって本当にごめん！キャンセル料は払うから、わかったら金額を教えてほしい。
- 予約してくれていたコースの料金は、今度お支払いするね。本当にごめん。
- キャンセル料は、どのようにお支払いしたらいいかな。
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いかがでしょうか。たった一言でも印象は大きく変わります。
キャンセルはやむを得ないこともありますが、それでもお相手の時間を大切にしている気持ちや、お相手の立場に立った一言を添えて、「なるべく早く」連絡ができるといいですね。
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それでは、また次回！Have a ごきげん day!
このコラムは【毎週火曜日】更新です。次回もお楽しみに！
